Le cahier des charges est le tableau de bord qui définit le projet et dans quelles conditions il sera mené à bien. Il fournit des renseignements sur l'entreprise et les aspects techniques et commerciaux. Le designer partira de ce document de référence pour proposer des solutions.

Le cahier des charges design fixe les objectifs et les contraintes du projet. Il détaille tous les éléments à prendre en compte pour le mener à bien. Il permet à l'entreprise d'y voir clair sur ses possibilités et ses intentions. Il fournit au designer les renseignements nécessaires pour réaliser le projet. C'est à la fois un document de référence (pour tous les responsables impliqués dans le projet) et de dialogue entre l'entreprise et le designer .

Un tel document est indispensable: chaque acteur a ainsi connaissance des règles du jeu qui s'imposent à tous et il peut agir en conséquence. Cela permet de gagner du temps et d'éviter de s'engager dans de mauvaises directions. C'est une bonne base de travail. Mais ce document ne doit pas être figé. Il peut être modifié et complété en cours de route. Le designer apporte souvent des solutions auxquelles l'entreprise n'avait pas pensé: de nouveaux matériaux , un autre mécanisme, un système différent d' emballage , voire un autre type de produit exploitant mieux les capacités de l'entreprise ou du marché. C'est pourquoi l'entreprise, tout en restant maître de ses choix, peut avoir intérêt à associer le designer à la rédaction, ou du moins à la finalisation, du cahier des charges.